Digitaalisen aineiston arkistointi yrityksessä-koulutus
Sähköinen arkistointi on noussut keskeiseksi osaksi pk-yritysten tiedonhallintaa, erityisesti muuttuvan lainsäädännön ja digitalisaation myötä. Yritysten on tärkeää ymmärtää, mitä asiakirjoja tulee säilyttää, kuinka kauan ja millä tavoin – sekä lain että liiketoiminnan tarpeiden näkökulmasta.
Monissa organisaatioissa arkistointi koetaan haasteelliseksi: säilytetään liikaa tai liian vähän, eikä selkeitä ohjeita ole. Koulutus tarjoaa käytännönläheistä tietoa ja työkaluja arkistointisuunnitelman laatimiseen, joka helpottaa asiakirjojen hallintaa ja käyttöä.
Koulutus on suunnattu erityisesti HR-, talous- ja palkanlaskennan ammattilaisille, mutta se hyödyttää myös muita asiakirjahallinnosta vastaavia. Koulutuksessa käsitellään muun muassa, miten eri järjestelmissä oleva tieto – kuten myynnin ja markkinoinnin data – tulisi arkistoida ja säilyttää oikein.
Koulutuksen sisältö
Arkistoinnin perusteet sähköisenä aikana
- Mitä on sähköinen arkistointi? Syntysähköisyys?
- Paperiarkistoinnin ja sähköisen arkistoinnin erot
- Arkiston elinkaari (luominen, säilyttäminen, hävittäminen)
Ohjaava lainsäädäntö
- Tietosuojalainsäädäntö, kyberturvallisuuslaki
- Inhouse-yhtiöt
Arkistonhallinnan järjestelmät ja teknologiat
- Keskeiset järjestelmät ja niiden ominaisuudet, teknologia ja integraatio
- Järjestelmät ja asiakirjat sähköisessä arkistoinnissa?
- Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta
Yksityinen sektori
- Substanssi esimerkkejä taloushallinto, HR, markkinointi, myynti
- Asiakirjat operatiivisissa järjestelmissä? Voiko säilyttää missä vaan?
Terminologiaa ja käsitteitä
- Tiedonohjaussuunnitelma vs arkistonmuodostussuunnitelma?
- Arkistosuunnitelma? Pitkäaikaissäilytys vs määräaikainen arkistointi?
- Säilyttäminen vai arkistointi?
Kyberaika ja tietoturvallisuus
- Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
- Varautuminen ja poikkeusolot
- Tietoturva ja -suoja arkistoinnissa
Tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjahallinto
- Asiakirjatyypit ja formaatit, suojaus/luokittelu
- Metatieto ja niiden merkitys (esimerkiksi säilytysaika)
- Arkistoinnin säilytysjärjestelmät ja sertifioinnit
Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus, kriteerit ja vaatimukset
- Metatiedot, rajapinnat, käyttöoikeudet
- Eri teknologiaratkaisujen eroja (mm. pilvipalvelut ja on-premises)
- Laadukas asiakirjahallinto, arkistonmuodostus ja teknologia
- Yleisimmät virheet ja miten vältetään?
Säilytysaika ja -pituudet, mistä löytyy vastaukset?
Kysymykset ja kommentit
Kouluttaja: Jarkko Koivuniemi, Mediabot Oy
Jarkko on tiedostonhallinnan (ml arkistoinnin) rautainen ammattilainen. Hän toimii sparraajana ja ammattipuhujana vaativissa aiheissa, kuten tekoäly, yritysarkkitehtuuri, tiedonhallinta, arkistointi, tietosuoja ja kyberturvallisuus. Jarkolla on monipuolinen tausta ammattipuhujana, asiantuntijana ja kouluttajana. Hänellä on vankka kokemus liiketoiminnan kehittämisestä ja ICT-koulutuksista.
Yli 25 vuoden työkokemus teknologian ja tiedon parissa on vahvistanut hänen haluaan kehittää organisaatioiden järjestelmien, prosessien ja tiedon ymmärtämistä eri toimialoilla. Hän pyrkii myös selventämään näkemystä siitä, mitä lainsäädäntö käytännössä tarkoittaa eri toimialoille.
”Minua motivoi erityisesti se, kun esimerkkien avulla voidaan selittää monimutkaisia ja abstrakteja asioita kuulijoille.”
Hänen parhaana palkintonaan on ollut erinomainen palaute, mikä motivoi häntä jatkamaan työtään.
Toteutusajankohta ja -paikka
ti 9.12.2025 klo 9-12
Koulutus toteutetaan verkossa Microsoft Teamsin välityksellä ja ilmoittautuneille lähetetään osallistumislinkki ja ennakkopohdintatehtävä ilmoittautumisajan päätyttyä.
Ilmoittaudu mukaan 30.11.2025 mennessä!
Webinaari ovat kaikille avoin ja maksuton, tervetuloa mukaan!
Lisätietoja: Elina Silvennoinen, DigiHub-hanke, elina.silvennoinen@savonlinna.fi